Para crear el historial del informe, es imprescindible que su asignación de funciones incluya la tarea Administrar historial de informe. Para ver el historial del informe, su asignación de funciones debe incluir la tarea Ver informes. El historial del informe está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al informe en cuestión. No es posible habilitar o deshabilitar selectivamente el historial del informe para un subconjunto de usuarios.
Las instantáneas del historial del informe se identifican por la fecha y la hora de creación. Estos valores de fecha y hora hacen referencia al momento en que se ejecutó la consulta.
Crear instantáneas en el historial del informe
Pueden crearse instantáneas de forma manual o a intervalos programados para cualquier informe compatible con la ejecución desatendida. Para realizar la ejecución de manera desatendida, el informe debe utilizar las credenciales almacenadas o ninguna credencial. Por otra parte, si el informe incluye parámetros, deberá especificar los valores predeterminados que desea utilizar cuando se ejecute el informe. Utilice la página de propiedades del informe para especificar las credenciales almacenadas y los valores de los parámetros.
Cada vez que cree una instantánea de informe, se almacenarán los siguientes elementos junto con la instantánea en la base de datos del servidor de informes:
- El conjunto de resultados, es decir, los datos del informe recuperados a través de las credenciales indicadas en la pestaña Propiedades y la opción del menú izquierdo Orígenes de datos del informe.
- La definición de informe subyacente, tal como existe en el momento en que se crea la instantánea. Si la definición de informe se modifica con posterioridad a la toma de la instantánea, ésta no reflejará los cambios efectuados.
- Los valores de los parámetros que se utilizan para obtener o filtrar el conjunto de resultados.
- Los recursos incrustados, como las imágenes. Los recursos externos vinculados a un informe no se almacenan con sus instantáneas.
Si el informe genera algún error, no se creará la instantánea. En cambio, los informes que generan advertencias, pero que logran ejecutarse, sí sirven para generar instantáneas.
Modificar las propiedades y eliminar el historial del informe
Una vez creada la instantánea de un informe, ya no es posible modificarla. Sin embargo, puede modificar las propiedades de manera que se elimine el historial del informe.
Existen varias maneras de eliminar el historial del informe:
- Eliminar manualmente cada una de las instantáneas o grupos de instantáneas. Puede eliminar las instantáneas de la pestaña Historial en el Administrador de informes.
- Disminuir el límite del historial del informe para reducir el número de instantáneas para almacenar. Es posible establecer el límite del historial del informe para el servidor de informes o para informes concretos. Cuando disminuye el límite, las instantáneas más antiguas se eliminan del historial.
El historial del informe también se elimina cuando se elimina un informe. Por ejemplo, si elimina un informe de ventas mensual porque lo va a sustituir por una versión más reciente, también se eliminará todo el historial del informe asociado al informe. Asimismo, si mueve un informe, se moverá también todo su historial con él.
(fuente biblioteca TechNet)
Configuración del historial de un informe en Reporting Services
1. Entrar al Administrador de informes de Reporting Services
2. Elegir el informe que se desea configurar
3. Ya dentro del informe, seleccionar la pestaña Propiedades y posteriormente la opción del menú del lado izquierdo Parámetros
Configurar los valores predeterminados del informe.
Una vez introducidos los valores, dar clic en Aplicar
Configurar un origen de datos personalizado (se proporciona el tipo de origen de datos y la cadena de conexión)
Proporcionar las credenciales almacenadas de forma segura en el servidor de informes (nombre de usuario y contraseña) o en su defecto, seleccionar la opción: No se necesitan credenciales.
Una vez introducidos los valores, dar clic en Aplicar
Para que los usuarios puedan generar instantáneas manualmente, haga clic en Permitir que el historial se cree manualmente. Al activar esta casilla de verificación, aparece el botón Nueva instantánea en la pestaña Historial. Los usuarios pueden hacer clic en este botón para crear instantáneas nuevas.
Para almacenar copias de instantáneas de ejecución de informes, haga clic en Almacenar todas las instantáneas de ejecución de informes en el historial. Una instantánea de ejecución de informes es similar a una instantánea del historial del informe en lo que a composición se refiere, pero se actualiza a intervalos programados (en lugar de conservarse indefinidamente). Al hacer clic en esta opción, se mantienen todas las copias de las instantáneas de ejecución de informes que se creen.
Para agregar automáticamente instantáneas de informe al historial del informe, haga clic en Utilizar la siguiente programación para agregar instantáneas al historial de informe y, a continuación, defina una programación que capture instantáneas del historial del informe en días y horas específicos.
Aumentar y disminuir los límites del historial del informe
Puede aumentar y disminuir los límites del historial del informe para especificar el número de instantáneas del informe que desea conservar en el historial. El tamaño de las instantáneas de informe puede variar enormemente, por lo que no existe ninguna directriz para especificar un límite de tamaño. Puede modificar estos límites en cualquier momento. Cuando un historial del informe alcanza el límite máximo, se eliminan las instantáneas antiguas a medida que se agregan las nuevas. Si disminuye el límite del historial del informe, el servidor de informes eliminará las instantáneas antiguas para adaptarse al nuevo límite reducido.
Una vez introducidos los valores, dar clic en Aplicar
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